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办公室秘书工作技巧

更新时间:2019-09-11 09:01:32 来源:网络整理
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  秘书辅助领导,从事办公室工作,有其专业性和规律性。下面是网站小编为你整理的办公室秘书工作技巧,希望对你有用!

办公室秘书工作技巧

  办公室 工作的程序是按照“接受任务”-“实施落实”-“交付反馈环 节”进行的。在实行这三个环节过程中,需要注意其中的每一个 细节,以增强工作的有效性。

  一、确认反馈阶段的技巧 确认就是接受任务,反馈就是汇报交付。在战争中,每当指挥员 布置完任务,接受者都要当面复述一遍,即使战斗最激烈的时刻也是如此。 只有这样,才能确保执行者全面准确地领会指挥员的战略意图,避免差错。

  秘书接受领导任务后,同样需要复述确认复述有助于秘书对任务 加深理解,领导也能从秘书的复述中及时发现自己的疏漏或秘书 在理解上的偏差。诸如,领导布置任务后,秘书应以最精炼的语言将任务复述确认后再去执行;接到一个会议通知电话,秘书应 当向授话人复述一下电话内容;

  以传真、邮件等非面对面方式向 某人传递信息后,秘书应主动向对方确认是否收到,是否完整清楚,有无疑问等。

  确认时需要注意的细节,如果领导布置的工作内容很简单,秘书可以直接去做;如果领导布置的工作内容较多,秘书就需要复述一遍,复述时要精炼、条理,同时可加入自己的理解,准备采取的方法等;

  如果接到电话,除了记录、复述,还要想到领导可能会问的问题,因此要问清对方的姓名、电话号码。一项任务完成后秘书要及时向领导汇报,反馈工作的进度和结 果。这也是赢得领导信任的基本途径。

  反馈时需要注意的细节;反馈有缓急之分,一项工作的完成情况 是否必须立即反馈领导,不是凭秘书的感觉,而是看领导对这件事的关注程度和这件事本身的紧争程度。

  如领导会后要赶着去拜访一个重要客户,这时秘书应该立即落实车辆并把车型车号、停 靠地点、司机姓名、手机号码等信息传递给领导。如果秘书没有履行反馈职能,领导找不到车,便是秘书的失职。

  反馈还需要注意时机场合。如果不是很急迫的事,应在领导不忙或坐车、闲聊时汇报。反馈时语言应简练,要突出结果淡化过程,切忌将汇报变成表功或诉苦,可像聊天一样,将领导需要掌握的信息传递过去。

  二、实施落实阶段的技巧

  在实话落实阶段,秘书应掌握两这方面的要点。

  1、不忘事、不误事、做好事 秘书工作无小事。

  要做到不忘事,可以做这样一些工作;把文件 夹分成“已处理”、“待办”、“临时”三种并贴上不同颜色的标签; 对重要文件加锁保管并及时处理;准备一本记事本,每天下班前记录次日要做的事,根据轻重缓急逐项完成;对重要性事务、周期性事务要提前记录。不误事的秘诀是分清事情的轻重缓急,做事讲究次序。时间管理 学把要做的事情分成重要且紧急,不重要但紧急,重要但不紧急,不重要也不紧急几类。

  办公室工作有受支配、制约的部颁(上司 委派的或部门分配的工作),也有自己支配的部分(职责内的日 常工作)。秘书要有科学明确的工作计划,包括工作目标、内容 步骤、方法、标准、完成时间等。要根据轻重缓急决定工作次序, 有条有理地进行。受制约的工作置于前,自己支配的工作置于后; 重大工作优先考虑集中精力做;日常工作分散做。整段时间用于处理复杂的需连续进行的工作如拟写文件;零星时间用于处理简 单的可间断的工作,如处理信件、查阅资料;还要善于控制诸如 接待来访、联系电话等工作的时间弹性。

  秘书应养成记录工作时间使用情况的习惯,如每周用于拟稿、接 待、联络、参加会议等所占的时间,以便适当调整优化,进一步 提高工作效率。不忘事与不误事都为做好事服务的,把每件事情做好才是秘书工作的最终目的。

  做好事要善于抓大放小,做好重要的事情,要用 80%的精力做20%重要的事情,用20%的精力做80%不太重要的事情。 20%重要的事情主要指该项工作完成的质量可能会对公司、部 门、领导产生重大的影响,或对秘书本人的成长产生重大的影响。

  做好重要的事情,秘书必须树立精品意识,力求尽善尽美,杜绝疏漏和低级错误;还要处理好质量与效率的关系,既要保证在规定时间内完成工作,又要克服片面追求效率而牺牲质量的做法。对 80%不太重要的事情要善于借助外力,如果可能可以授权下 属;要善于合理利用时间,性质相同或相近的工作可以集中处理, 如打电话、处理文件等;要善于利用历史资料进行处理,如把常用范本分门别类予以存档。

  2、准确、及时

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