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文秘必备日常工作会议流程

更新时间:2019-09-09 09:41:46 来源:网络整理
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  组织日常工作会议也是文秘的主要工作之一,日常工作会议也是一门大学问,下面一起来学习日常工作会议主要流程吧。

  日常工作会议主要流程:

  会后工作。提到了会中工作所要注意的几个事项,详情请阅读本文。

  1.会议文件资料的立卷归档

  1)会议文件的收集整理工作

  (1)确定会议文件的收集范围。

  (2)选择收集会议文件的渠道。

  (3)运用收集文件的不同方法。

  2)会议文件的立卷归档

  把会议过程中的一整套材料,包括通知、领导报告和讲话、会议记录或纪要、会议简报、会议报道等,进行分类立卷归档。

  2.会议经费结算工作

  (1)收款的方法和时机。有些会议要由与会代表向主办方支付一些必要的费用(如资料费、培训费、住宿费、餐饮费等)。

  ①应在会议通知或预订表格中详细注明收费的标准和方法。

  ②应注明与会人员可采用的支付方式(如现金、支票、信用卡等)。

  ③如用信用卡收费,应问清姓名、卡号、有效期等。

  ④开具发票的工作人员事先要与财务部门确定正确的收费开票程序,不能出任何差错。如果有些项目无法开具正式发票时,应与会议代表协商,开具收据或证明。

  (2)在订购各种设备和享受服务时,应掌握付款的方法和时间。

  3.安排与会人员返程

  案例

  天地公司邀请全国的客户到新疆乌鲁木齐参加风韵公司新开发的系列化妆品的洽谈订货会。秘书初萌负责安排与会人员的返程工作,初萌想先解决容易预订的近处与会者的车票问题,再慢慢解决北京等远地难以解决的车票预订问题,而且她想当然地认为,只要为大家尽可能预订火车硬卧票就行了。结果,部分代表因不能及时拿到返程的车、机票而对主办方十分不满。有些代表拿到票后,又要求更换车票或退票,结果闹得大家不欢而散,使洽谈订货会的工作成果大打折扣。

  分析

  会议结束并不意味着会议工作就结束了,有外咳嗽辈渭拥幕嵋橛Ω据会议的长短、外部与会人数多少等情况及早安排好与会人员的返程事宜。做好与会人员的返程工作,主要包括以下两点

  1.提早做好与会者的票务登记预订工作

  (1)应根据会期长短、外地与会人数多少等实际情况和人员的返程事宜,及早安排好外地与会者的行程。

  (2)要事先了解外地与会人员对时间安排、交通工具的要求,尊重他们的意愿。

  (3)一般情况下,要按先远后近的次序安排返程机票、车票的预订事宜,要掌握交通工具的航班、车次等情况,尽早与民航、铁路、公路、港口等部门沟通联系,提前预订好飞机、火车、汽车、轮船票。

  (4)届时应编制与会者离开的时间表,安排好送行车辆,派人将外地与会人员送到机场、车站、港口,待他们乘坐的交通工具起程后再返回,如有必要,还应安排有关领导同志为与会人员送行。

  2.帮助与会者提前做好返程准备

  (1)提醒与会者及时归还向主办方或会议驻地单位借用的各种物品。

  (2)提醒与会者及时与会务组结清各种账目,开好发票收据。

  (3)帮助与会者检查、清退房间,避免遗忘各种物品。

  (4)准备一些装资料的塑料袋和捆东西的绳子等物品,以备急需。

  (5)帮助部分与会者托运大件物品。

  4.会议总结

  总结工作要以科学的绩效考评标准为指导。绩效考评标准是指对会议工作人员绩效的数量和质量进行评价的准则,它应具有完整性、协调性和比例性。

  (1)会议工作总结要根据岗位责任制和工作任务书的内容逐条对照检查。总结工作的方法如下。

  ①检查会议目标的实现情况。

  ②检查各个小组的分工执行情况。

  ③将员工自我总结和集体总结相结合。

  ④以总结经验、激励下属、提高工作水平为目的。

  (2)决定会议效果的主要因素有以下几个。

  ①是否具有召开会议的必要。

  ②会议准备得是否充分。

  ③议程是否科学合理。

  ④主持人的能力水平。

  ⑤是否严格控制了会议人数。

  ⑥与会人数是否达到了有效交流信息并形成有效决议的最低限度。

  会议流程及服务安排

  一、会前准备

  1、办公室人员收到会议通知,首先需问清楚会议服务要求,然后将具体安排转告会务工作人员,由会务工作人员准备会议前工作,了解与会人员的相关资料,并做好会务登记,保持良好的信息沟通,促进会议的顺利进行。

  2、确定会议的出席人数,根据与会人员情况及会议规格适时调整会议场地,并对会场的各项设施进行认真检查。

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